Øgede medarbejderpræstationer gennem 360 graders feedback

360 graders feedback er ikke blot et værktøj til måling af ledere. Det er et glimrende værktøj til medarbejdermåling, udvikling, feedback og adfærdsændringer - og til at øge de ansattes præstationer i firmaet. Det er de kvalitative aspekter, der er interessante - ikke arbejdstempoet. Det drejer sig om at udvikle virksomhedskulturen og personlige præstationer gennem et systematisk program. Fokuspunkterne kan f.eks. være den sociale intelligens (medarbejdernes evne til at arbejde selvstændigt og sammen med andre). Konstante forbedringer er et af nøgleordene.

Ideen bygger på at hver medarbejder, der er med i programmet, udpeger ca. 10 feedbackgivere (FBG), dels overordnende, dels kolleger (evt. underordnede). De er en god idé, at programmet kun har udviklingsmæssige formål. I lederprogrammer får lederen 360 graders feedback denne ene gang. Med nedenstående model er der basis for at medarbejderne får feedback flere gang om året.

Mange virksomheder vil sige, at det er for tidskrævende. Spørgsmålet er, om man har råd til at lade være? Hvad koster en tabt kunde p.g.a. uhensigtsmæssig medarbejderadfærd? Hvad koster interne gniderier for arbejdsklimaet og effektiviteten? Hvor mange regner på det? Der er al mulig grund til at bruge 360 graders feedback til medarbejder- og organisationsudvikling. Det, der bliver mål, bliver gjort.

Kort sagt, kan man sige at virksomheden opnår:

• En åben kultur, hvor man kan give og modtage feedback.
• En virksomhedskultur, der sætter personlig udvikling og virksomhedsresultater i højsædet.
• En kultur, som systematisk arbejder med at få virksomhedens værdier implementeret i den enkeltes dagligdag.

Processen trin for trin
Enhver, der har arbejdet med medarbejderudvikling og feedback ved, at det kræver grundig planlægning og omhu, for at processen ikke kører af sporet. Her er nogle vigtige trin i processen.

Hvordan får man det til at ske? Som ansvarlig leder må du være meget opmærksom på følgende:

Trin 1: Skab forståelse for programmet. Til at skabe forståelse for og accept af et 360 graders program kan følgende fremgangsmåde anvendes:

• Besvar hovedspørgsmålet: "Hvorfor 360 grader?" Få budskabet ud om, hvorfor du implementerer dette program og hvad det betyder for dine ansatte.
• Formuler en missionserklæring. Kodificer dit rationale i en kort og let tilgængelig form. Klarhed er nøgleordet.
• Etabler en procesplan. Hvordan vil det fungere? Der er en masse administrative detaljer, der skal afklares og det kan ske i procesplanen.
• Udvikl kommunikationsmateriale. Uden levende, interessant grafik, risikerer du at sende det budskab til de ansatte, at programmet ikke er særlig interessant.
• Kommuniker, kommuniker, kommuniker. Hold enhver informeret om processen f.eks. via daglige E-mails og hvad som helst andet du kan tænke på. Du kan ikke gøre for meget på dette punkt.

Trin 2: Udnævn feedbackgiverne (FBG).
 
• Etabler "regler", f.eks. at de ansatte skal udnævne deres direkte foresatte og derudover f.eks. 5 - 10 af deres kolleger.
• Kommuniker budskaberne til feedback - modtagerne (FBM). Anonymitet er et nøgleord ligesom at minde dem om formålet med FBG'erne udvalgt af de ansatte. Det er en god idé, at programmet kun har udviklingsmæssige formål (det påvirker ikke løn eller forfremmelse) så de rammer kun sig selv, hvis de vælger folk, der vil give dem høje scores.

Trin 3: Udveksl feedback.
 
Til dette formål må du:

• Bestemme spørgerammens indhold. Det kan f.eks. være 25 udsagn, der fokuserer på organisationens vindende adfærd. Formen afspejler følsomhed overfor potentialet i FBG (nogle ledere er udpeget af op til 10 ansatte).
• Kommuniker budskaberne til FBG'erne. Spørgerammen forklarer formålet med medarbejderfeedback og deadlines, FBG'erne skal følge, og den har samtidig den sidegevinst, at den minder om, hvad der er godt for virksomheden.
• Send "reminders". Syv dage efter at de modtager får FBG'erne en reminder om afleveringsdatoen. Det kan endvidere være en god idé at FBM kontakter deres FBG for at være sikre på, at de udfylder spørgerammen. Dette kan bidrage kraftigt til at få svarprocenten i vejret.

Trin 4: Skab overblik over feedbacken.

Blandt de beslutninger, du må træffe er:

• Hvem får feedbacken? Hvis feedbacken alene har et udviklingsmæssigt formål, er feedbackmodtageren den eneste person, der bør have kendskab til den. Hvis lederen får feedbacken, falder den let i den grå zone mellem udvikling og administration. Få ledere vil være i stand til at modstå fristelsen til ikke at lade feedbacken indgå i lønforhandlinger o. lign. Hvis formålet er administrativt, bør feedbacken gå til modtageren, HR og modtagerens leder.
• Hvad indeholder feedbacken? Det er en god idé at fokusere på vindende adfærd og hvor ofte de ansatte demonstrerer dette. Dette har vist sig at være mere effektivt end at inkludere komparative data som f.eks. hvordan vurderingerne ligger i forhold til kollegerne.
• Hvilket forklarende materiale skal udvikles? Vær opmærksom på, om feedbackmodtagerne forstår, hvad deres feedback betyder. Sørg for forklaringer, - ikke bare tal.

Trin 5: Follow-up. Selvom dette trin hyppigt er overset, er det er meget vigtigt trin i processen.
 
• Tydeliggør opfattelser. FBM'erne modtager feedbacken via en forkortet internetversion og en rapport, som de får på en workshop. Derudover er det en god idé at bede deltagerne kontakte deres FBG'ere for at få mere information. Dette åbner en dialog, som kan have markante resultater. Det bringer feedbacken et skridt videre.
• Stimuler adfærdsændringer. Giv de ansatte ideer til og mulighed for at arbejde med at udvikle deres adfærd.
• Skab grupperapporter. Efter at feedbacken har haft tid til at "sætte sig", kan det være en god idé at lave grupperapporter for f.eks. 10 personer, der arbejder sammen. Dette kan være en hjælp for feedbackmodtagerne til at se, hvordan de passer sammen med deres arbejdsenhed. Det kan også inspirere til øget insats for deres del.
• Evaluer dit program. 360 graders feedback er en involverende og tidskrævende proces, så du har brug for at holde øje med resultaterne - og kommunikere succes’er hurtigt og ofte.

Hvad en virksomhed lærte af 360 graders feedback
360 graders feedback: Nøglen til at implementere et succesfuldt program.

• Formuler et slogan. F.eks. "Feedback - vores styrke". Det er en god idé, hvis virksomheden kan inddrages i sloganet.
• I større virksomheder er det en fordel med en direkte E-mailadresse og en direkte telefonlinie, hvis der er spørgsmål.
• Brug lukkede kuverter til at returnere spørgeskemaerne i. Det er vigtigt at sikre anonymiteten 100%.
• Udvikl et spændende design og brug det systematisk på materialerne. Gør noget ud af det - det er med til at hæve programmets status.
• Find og del succeshistorier. Som med så mange andre programmer skal ledelsen have budskabet solgt. At kommunikere fremskridt i feedbackresultater er en sikker måde at holde programmet i live i topledelsens bevidsthed.
• Søg feedback fra dine "kunder". Hvis du vil have de ansatte til at være åbne overfor al form for tilbagemelding, må du hellere selv vise det gode eksempel.

Intet er så effektfuldt når det gælder adfærdsændringer som systematisk feedback. Det skaber personlig udvikling og virksomhedsresultater gennem en bedre kultur. Den anvendte tid kommer mangefold igen.

Hvem sagde den lærende organisation?

Ledelseskonsulent Hans Chr. Ralking kan kontaktes her.